Tagungshotel

Definition, Leistungen und nützliche Hinweise

Tagungshotel

Ein Tagungshotel ist ein Hotel, welches sich mit seinen Angeboten, Einrichtungen und Leistungen auf Tagungen sowie Gäste einer Tagung spezialisiert. Da die Besucher einer Tagung oftmals von weiter weg anreisen, benötigen sie für die Nacht eine Unterkunft. In einem Tagungshotel können Räumlichkeiten sowie Tagungstechnik gemietet werden und anschließend können die Gäste in einem Hotelzimmer übernachten. Das bietet den Besuchern sowie den Veranstaltern einer Tagung gewisse Vorteile und vereinfacht die gesamte Organisation.

Tagung

Bei einer Tagung kommen mehrere Personen zusammen, die in demselben Themenbereich beziehungsweise in derselben Branche arbeiten. Wie der Name es bereits erahnen lässt, handelt es sich um eine eintägige Veranstaltung. Findet ein solches Event mehrere Tage statt, wird von einem Kongress geredet. Die Anzahl an Teilnehmern ist bei einer Tagung meist geringer als bei Kongressen. Während einer Tagung halten Referenten Vorträge über die neuesten Entwicklungen, Fortschritte sowie Planungen für die Zukunft und halten somit ihre Gäste auf dem neuesten Stand bezüglich ihrer Branche oder Firma. Hier steht das Informieren und das Austauschen von branchenspezifischen Themen im Vordergrund.

Die Gäste einer Tagung werden in der Regel vom Veranstalter sowie dem Veranstaltungsort verpflegt, was bedeute, dass in den Pausen Speisen und Getränke serviert werden. Je nach Uhrzeit wird die passende Mahlzeit serviert, in der Regel in Buffetform oder als Fingerfood. Somit kann der Gast selber über die Menge entscheiden und hat zudem eine große Auswahl an Speisen. Wenn die Tagung bereits am Morgen beginnt, werden oftmals süße Backwaren angeboten sowie herzhafte belegte Brötchen und Obst. Dazu werden kalte und warme Getränke, vor allem Kaffee und Tee gereicht. In der Regel gibt es eine Mittagspause, in der Vor-, Haupt- und Nachspeise in Buffetform angeboten werden als. Häufig findet am Nachmittag noch eine weitere Pause statt in der die Gäste Kuchen, anderes süßes Gebäck und Obst verspeisen können und zusätzlich Kaffee, Tee und anderen Kaltgetränken erhalten. Alkoholische Getränke sind im Normalfall nicht erhältlich. Diese werden erst nach Ende einer Tagung angeboten. Oftmals verbringen die Teilnehmer noch einige Zeit nach Ende der eigentlichen Tagung am Veranstaltungsort um sich mit Kollegen und anderen Personen von Interesse über das Thema der Tagung auszutauschen und um neue berufliche Kontakte zu knüpfen.
Ein Abendessen wird selten angeboten, es sei denn die Veranstaltung findet bis zur späten Stunde statt. In dem Fall werden wie bei dem Mittagessen in Buffetform drei Gänge angeboten. Selbstverständlich werden hier ebenfalls Getränke angeboten, von Wasser über Softdrinks bis hin zu warmen Getränken.

Von der Firma beziehungsweise dem Verband, der die Tagung ausrichtet, gibt es in der Regel jemanden, der für die Organisation und den Ablauf der Tagung zuständig ist, denn diese finden nicht in den Firmensitzen statt, sondern außerhalb in ausgewählten Eventlocations. Derjenige, der zuständig für das Veranstalten der Tagung ist, sucht eine passende Eventlocation aus und arbeitet als Vermittler zwischen der ausrichtenden Firma beziehungsweise dem Verband und der Eventlocation, welche wiederum entweder mit einer externen Catering Firma zusammenarbeitet oder, je nach Größe der Location, das Catering intern im Haus zubereitet.

Tagungspauschale

Eine Tagungspauschale ist ein Angebotspaket, welches unterschiedliche Leistungen beinhaltet. Diese Leistungen bestehen aus tagungs-spezifischen Dienstleistungen, Räumlichkeiten sowie technischer Ausstattung, die bereitgestellt werden kann. Der Anbieter verlangt für die Gesamtheit der zuvor genannten Leistungen einen Pauschalpreis.

Eine solche Pauschale kann je nach Anbieter sowie Abnehmer, welcher gleichzeitig der Veranstalter einer Tagung ist, stark variieren. Der Veranstalter ist derjenige, der die Pauschale bucht und die inkludierten Leistungen auswählt. Des Weiteren kommt er finanziell für diese Tagungspauschale auf. Die Gäste einer Tagung werden in der Regel vom Veranstalter eingeladen und können somit die Leistungen wie Verpflegung und technisches Equipment kostenlos in Anspruch nehmen.

Zimmer im Tagungshotel

Zunächst verfügt ein Tagungshotel über Hotelzimmer, in denen die Gäste übernachten können. Hier handelt es sich in der Regel um Doppel- und Einzelzimmer. Luxuriöse Zimmer wie Junior Suiten und Suiten werden in einigen Fällen ebenfalls angeboten. Was die Einrichtung der Zimmer betrifft, sind diese dezent gehalten und mit dem nötigen Komfort ausgestattet. Ein Einzel- oder Doppelbett steht in dem Zimmer sowie ein Fernseher, eine Möglichkeit Gepäck zu verstauen und ein Badezimmer mit Dusche und WC. Da oftmals Geschäftsleute zu Tagungen kommen und diese sich noch vorbereiten müssen beziehungsweise für berufliche Zwecke einen Arbeitsplatz brauchen, gibt es in den Zimmern einen Bereich zum Arbeiten bestehend aus Tisch und Stuhl sowie Arbeitsutensilien.

Tagungsräumlichkeiten im Tagungshotel

Neben Zimmern für die Gäste stellt ein Tagungshotel Räumlichkeiten für Tagungen zur Verfügung. Diese können unterschiedlich groß ausfallen, je nach Größe des Hotels sowie seiner Zimmerkapazität. Die Tagungsräume sind meist unauffällig gestaltet, um nicht von der eigentlichen Veranstaltung abzulenken. Die einzige Deko kommt in einigen Fällen von den einigen Veranstaltern, welche Banner oder Werbeartikel ihrer Firma sowohl zum Dekorieren als auch werben mitbringen. Tagungsräume haben in der Regel eine bestimmte Akustik sowie gute Lichtverhältnisse. Des Weiteren stellen Tagungshotels die nötige Veranstaltungs- und Tagungstechnik zur Verfügung, bestehend aus visuellen und audiovisuellen Medien, welche so modern wie möglich sein sollten. Auch Anschlüsse für gängige Geräte sollten vorhanden sein.

Verpflegung im Tagungshotel

Auch die Verpflegung in Tagungshotels ist für diese Art von Veranstaltung angepasst. Wie in jedem Hotel wird, für die Gäste eines Tagungshotels ein Frühstücksbuffet angeboten an dem sie sich für den bevorstehenden Tag stärken können. Oftmals kann Halb- und Vollpension dazugebucht werden. Dies ist allerdings nur möglich, wenn das Hotel mit einer eigenen Küche ausgestattet ist, die über die Größe sowie entsprechenden Mittel verfügt um Mittag- und Abendessen anbieten zu können.
In der Regel nehmen die Hotelgäste an einer Tagung teil, bei der Sie zwischendurch weitere Verpflegung erhalten. Diese Verpflegung ist in der Tagungspauschale beinhaltet, für welche die Gäste nicht aufkommen müssen.

Catering im Tagungshotel

Neben der täglichen Verpflegung für die Hotelgäste kümmert sich ein Tagungshotel auch um die Speisen und Getränke während einer Tagung und übernimmt somit die Rolle als Caterer. Vereinzelt kann es vorkommen, dass ein Tagungshotel selber nicht die Kapazitäten hat um eine ganztägige Tagung mit den entsprechenden Speisen zu versorgen. In solch einem Fall wird ein externes Cateringunternehmen beauftragt, welches die Verpflegung zum Tagungshotel liefert.

Freizeitangebote im Tagungshotel

Optimalerweise verfügt ein Tagungshotel auch über Freizeitangebote, welche die Gäste in Anspruch nehmen können und somit nach einer anstrengenden Tagung ihre Freizeit mit ansprechenden Aktivitäten gestalten können. Dies sorgt für einen optimalen Ausgleich. Teil des Angebotes können ein hoteleigenes Fitnessstudio und ein Pool sein, um sich sportlich zu betätigen oder sich zu entspannen. Sogar ein Saunabereich kann in einigen Fällen in Anspruch genommen werden. Über die hoteleigenen Angebote hinaus finden Sie als Gast viele weitere Aktivitäten in der Umgebung, wie Kulturveranstaltungen, spannende Sehenswürdigkeiten oder interessante Unterhaltungsangebote wie Kinos und Konzerte die für Abwechslung sorgen können. Idealerweise erkunden Sie zu Fuß oder mit dem Fahrrad die Umgebung und machen eine kleine Städtetour.
Informieren Sie sich in Ihrem Tagungshotel über die Freizeitangebote im Hotel sowie außerhalb um einen Überblick über all Ihre Möglichkeiten zu erhalten. So können Sie sich Ihr perfektes Freizeitprogramm zusammenstellen.

Lage von einem Tagungshotel

Tagungshotels sind in der Regel verkehrsgünstig gelegen, damit die Besucher einer Tagung sowie die Tagungshotel Gäste eine angenehme und unkomplizierte An- und Abreise genießen können. Das Hotel sollte per Auto, Bus und Bahn einfach zu erreichen sein. Da der Großteil der Gäste Geschäftsleute sind und sich von viele Firmen und Verbänden der Standort in einer Stadt befindet, ist die Nachfrage von Tagungshotels sowie Räumlichkeiten um Tagungen und Kongresse abzuhalten in Städten am größten. Besonders in Großstädten wie Berlin, Köln, Düsseldorf, Hamburg, Frankfurt und München ist die Dichte von Tagungshotels signifikant. Jedoch auch in ländlichen Gegenden sowie kleinen Orten finden Sie Tagungshotels.

Preis im Tagungshotel

Der Preis für eine Übernachtung in einem Tagungshotel kann stark variieren und hängt von Faktoren wie der Lage, den angebotenen Leistungen sowie der Einrichtung und Ausstattung ab. Des Weiteren beeinflusst die Verpflegungsart, welche Sie im Voraus gebucht haben den Gesamtpreis. Eine Übernachtung in einem Tagungshotel mit Frühstück können Sie bereits für einen Preis unter hundert Euro erhalten. Sobald Sie jedoch statt einem Standard Doppelzimmer eine Suite buchen mit zusätzlicher Vollpension müssen Sie mit einem weitaus höheren Preis rechnen.

Auch der Preis einer Tagungspauschale kann stark variieren. Hier beeinflusst die Größe der Räumlichkeiten, die Anzahl der Gäste sowie die gebuchten Speisen den Pauschalpreis. Ein Preislimit nach oben gibt es nicht. Informieren Sie sich im Voraus genau über die Leistungen, denn beim Pauschalpreis kann eine mehrstellige signifikante Summe entstehen.

 

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